在工程建設(shè)、貿(mào)易往來(lái)等領(lǐng)域，履約保函作為一種常見(jiàn)的擔(dān)保方式，發(fā)揮著重要作用。隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，企業(yè)往往需要同時(shí)管理多份履約保函，而科學(xué)合理地管理這些保函，就離不開(kāi)完備的履約保函臺(tái)帳。
所謂履約保函臺(tái)帳，是指企業(yè)為有效管理履約保函而建立的專項(xiàng)臺(tái)帳，用于詳細(xì)記錄每份履約保函的關(guān)鍵信息，如保函編號(hào)、擔(dān)保金額、有效期、受益人、用途等。建立完善的履約保函臺(tái)帳，對(duì)于企業(yè)及時(shí)掌握保函狀況、控制風(fēng)險(xiǎn)、提高管理效率具有重要意義。
那么，如何建立科學(xué)合理的履約保函臺(tái)帳？企業(yè)又該如何高效管理臺(tái)帳，將風(fēng)險(xiǎn)控制在可控范圍？本文將圍繞這些問(wèn)題展開(kāi)討論，為您提供實(shí)用的指導(dǎo)和建議。
在企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，履約保函的使用頻率往往較高，尤其是在工程建設(shè)領(lǐng)域。以建筑工程為例，承包商在投標(biāo)時(shí)可能需要提供投標(biāo)保函，中標(biāo)后可能需要提供預(yù)付款保函、履約保函等。這些保函的使用，一方面可以保障發(fā)包方的權(quán)益，另一方面也幫助承包商獲得項(xiàng)目機(jī)會(huì)和資金支持。
然而，如果企業(yè)未能對(duì)這些履約保函進(jìn)行有效管理，就可能面臨以下風(fēng)險(xiǎn)：
保函到期管理缺失：履約保函通常設(shè)有有效期，超過(guò)有效期保函將自動(dòng)失效。如果企業(yè)未能及時(shí)跟進(jìn)，可能導(dǎo)致保函失效，無(wú)法繼續(xù)擔(dān)保，影響合同履行。 擔(dān)保金額積壓：企業(yè)在不同時(shí)期可能需要提供數(shù)額不等的履約保函，如果管理不善，可能導(dǎo)致?lián)＝痤~積壓，影響企業(yè)資金流動(dòng)性，甚至影響企業(yè)的正常經(jīng)營(yíng)。 風(fēng)險(xiǎn)集中爆發(fā)：如果企業(yè)未能及時(shí)跟進(jìn)履約保函的執(zhí)行情況，可能導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)集中爆發(fā)。比如，在短時(shí)間內(nèi)收到多家銀行的保函償付請(qǐng)求，企業(yè)將面臨巨大的財(cái)務(wù)壓力。因此，科學(xué)合理地建立履約保函臺(tái)帳，對(duì)于企業(yè)避免以上風(fēng)險(xiǎn)、提高管理效率、保障正常經(jīng)營(yíng)具有重要意義。
建立履約保函臺(tái)帳的**步是制定臺(tái)帳模板。一個(gè)好的臺(tái)帳模板，應(yīng)包含履約保函的關(guān)鍵信息，便于企業(yè)快速掌握每份保函的要點(diǎn)。以下是一份履約保函臺(tái)帳模板的建議內(nèi)容：
保函編號(hào)：記錄每份保函的**編號(hào)，便于快速查找。 擔(dān)保人/申請(qǐng)人：記錄提供擔(dān)保的企業(yè)名稱和申請(qǐng)擔(dān)保的企業(yè)名稱。 受益人：記錄保函的受益人，即保函擔(dān)保的相對(duì)方。 擔(dān)保金額：記錄保函的擔(dān)保金額，便于企業(yè)掌握擔(dān)保總額。 有效期：記錄保函的有效期，便于企業(yè)及時(shí)跟進(jìn)到期保函。 用途：簡(jiǎn)要記錄保函的用途，如投標(biāo)、預(yù)付款、履約擔(dān)保等。 狀態(tài)：記錄保函的執(zhí)行狀態(tài)，如“有效”、“已執(zhí)行”、“已失效”等。 備注：記錄其他需要注意的事項(xiàng)，如特殊條款、變更情況等。 2. 收集保函信息在制定臺(tái)帳模板后，企業(yè)需要收集已有的履約保函信息，并錄入臺(tái)帳。在收集保函信息時(shí)，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
完整性：收集的保函信息應(yīng)盡可能完整，涵蓋臺(tái)帳模板中的所有項(xiàng)目，避免關(guān)鍵信息缺失。 準(zhǔn)確性：錄入的信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，避免因錯(cuò)誤信息導(dǎo)致管理偏差。 及時(shí)性：新簽署的履約保函應(yīng)及時(shí)錄入臺(tái)帳，避免遺漏。 3. 實(shí)時(shí)更新臺(tái)帳履約保函臺(tái)帳的價(jià)值在于動(dòng)態(tài)管理。在錄入初始信息后，企業(yè)應(yīng)實(shí)時(shí)更新臺(tái)帳，確保臺(tái)帳中信息與實(shí)際情況相符。以下是一些常見(jiàn)更新事項(xiàng)：
保函狀態(tài)變更：當(dāng)保函被執(zhí)行、失效或撤銷時(shí)，應(yīng)及時(shí)更新保函狀態(tài)，確保臺(tái)帳中顯示的保函狀態(tài)與實(shí)際一致。 特殊事項(xiàng)記錄：如果保函有特殊條款或執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)特殊情況，應(yīng)及時(shí)記錄在備注中，便于后續(xù)跟進(jìn)。 保函延期：如果保函延期，應(yīng)更新有效期，便于及時(shí)跟進(jìn)。為確保履約保函臺(tái)帳得到有效利用，企業(yè)應(yīng)建立臺(tái)帳管理制度，明確臺(tái)帳的建立、更新、使用、存檔等流程。同時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)臺(tái)帳管理，并制定定期審核機(jī)制，確保臺(tái)帳信息準(zhǔn)確、完整、及時(shí)更新。
2. 加強(qiáng)與銀行的溝通在履約保函的整個(gè)生命周期中，企業(yè)應(yīng)與銀行保持密切溝通。比如，在保函簽署前，應(yīng)與銀行確認(rèn)擔(dān)保條件、有效期等關(guān)鍵信息；在保函執(zhí)行時(shí)，應(yīng)及時(shí)與銀行確認(rèn)執(zhí)行情況；在保函到期前，應(yīng)與銀行溝通是否延期或撤銷。通過(guò)與銀行的及時(shí)溝通，企業(yè)可以更好地控制風(fēng)險(xiǎn)，避免意外發(fā)生。
3. 利用數(shù)字化工具傳統(tǒng)的紙質(zhì)臺(tái)帳管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代企業(yè)的需求。企業(yè)可以利用數(shù)字化工具，如Excel、CRM軟件等，對(duì)履約保函臺(tái)帳進(jìn)行電子化管理。通過(guò)數(shù)字化工具，企業(yè)可以實(shí)現(xiàn)快速錄入、實(shí)時(shí)更新、多條件篩選、自動(dòng)生成報(bào)表等功能，顯著提高管理效率。
4. 定期分析臺(tái)帳數(shù)據(jù)企業(yè)應(yīng)定期分析履約保函臺(tái)帳數(shù)據(jù)，評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)狀況。比如，通過(guò)統(tǒng)計(jì)保函總金額、到期保函數(shù)量等，企業(yè)可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)擔(dān)保金額積壓、保函集中到期等風(fēng)險(xiǎn)隱患，并采取相應(yīng)措施予以化解。同時(shí)，通過(guò)分析保函用途、受益人等信息，企業(yè)還可以評(píng)估業(yè)務(wù)發(fā)展?fàn)顩r，為戰(zhàn)略決策提供參考。
某建筑企業(yè)在多年經(jīng)營(yíng)中積累了大量履約保函，但由于管理不善，導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)集中爆發(fā)。在一次投標(biāo)中，該企業(yè)中標(biāo)了一個(gè)大型工程項(xiàng)目，但受制于擔(dān)保金額積壓，無(wú)法獲得銀行保函支持，不得不放棄中標(biāo)項(xiàng)目。同時(shí)，由于未實(shí)時(shí)跟進(jìn)保函狀態(tài)，導(dǎo)致多份保函集中到期，企業(yè)面臨巨額償付請(qǐng)求，一度陷入流動(dòng)性危機(jī)。
該企業(yè)的教訓(xùn)在于未能建立有效的履約保函臺(tái)帳管理制度。如果能夠及時(shí)建立臺(tái)帳、實(shí)時(shí)更新、定期分析風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)便可及時(shí)發(fā)現(xiàn)擔(dān)保金額積壓、保函集中到期等問(wèn)題，并采取措施予以化解。
總而言之，履約保函臺(tái)帳是企業(yè)有效管理履約保函的重要工具。通過(guò)建立科學(xué)合理的臺(tái)帳、制定完善的管理制度、加強(qiáng)與銀行的溝通、利用數(shù)字化工具等措施，企業(yè)可以顯著提高管理效率，有效控制風(fēng)險(xiǎn)，為業(yè)務(wù)發(fā)展保駕護(hù)航。
